GmbH gründen – mit diesen zehn Schritten sparen Sie sich Zeit
Die Geschäftsidee steht fest. Der Businessplan ist fertig und endlich kann es losgehen: Die Gründungsphase Ihrer neuen Gesellschaft steht bevor und Sie sind bereit, mit dem operativen Geschäft zu beginnen. Wir zeigen Ihnen in zehn Schritten, worauf Sie bei der Gründung einer GmbH achten sollten, wie Sie Fallstricke vermeiden und wie Sie die Gründungsphase, in der Sie und Ihre Mitgesellschafter mit ihrem persönlichen Vermögen haften, möglichst kurz gestalten können.
1. Basics klären und Zeit sparen
Schon vor der eigentlichen Gründung sollte folgende Fragen berücksichtigt werden:
- Gründen Sie allein oder wird es mehr Gründungsmitglieder geben?
- Steht das Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro zur Verfügung?
- Wie wird das Stammkapital eingebracht?
- Wer wird der Geschäftsführer der GmbH?
- Wie soll der Gesellschaftsvertrag gestaltet werden?
- Kennst Du die gesetzlichen Regelungen rund um die Gründung einer GmbH und die zugrunde liegenden Gesetzestexte?
Wenn Sie sich schon im Vorfeld über diese kritischen Punkte Gedanken machen, sparen Sie später während des Gründungsprozesses viel Zeit und können rascher mit dem operativen Geschäft starten. Häufig ist es vorteilhaft, bereits in dieser Phase einen Steuer- und Unternehmensberater zur Unterstützung hinzuzuziehen.
2. Den richtigen Firmennamen wählen
Der Firmenname ist das Erkennungszeichen Ihres Unternehmens. Er repräsentiert Ihr Unternehmen nach außen und sollte bei Kunden und Geschäftspartnern im Gedächtnis bleiben. Zudem muss er bestimmte Anforderungen erfüllen. Bei GmbHs muss die Bezeichnung „GmbH“ unbedingt in einer Form im Firmennamen vorkommen, entweder als Abkürzung oder in Kombination mit dem Firmennamen, zum Beispiel als „Müller, Maier und Huber Vertriebsgesellschaft mbH“.
Sie können beim Firmennamen einen Fantasienamen, einen Sachnamen, eine Namensfirma oder eine Mischform wählen. Bei Namensfirmen dürfen nur die Namen der tatsächlichen Gesellschafter verwendet werden, Sachnamen bezeichnen die Art der Tätigkeit und Fantasienamen sind fast frei wählbar. Eine „Maier Wild Berry Drinks Vertriebs-GmbH“ ist also möglich. Achten Sie bei der Wahl des Firmennamens nicht nur auf den Wiedererkennungswert.
Prüfen Sie auch, ob der Name bereits verwendet wird. Die IHK kann Ihnen bei der grundlegenden Überprüfung weiterhelfen. Unser Tipp: Überprüfen Sie auch, ob eine Domain mit dem gewünschten Firmennamen verfügbar ist. Der beste Name ist nutzlos, wenn die Sichtbarkeit im Internet und in den sozialen Medien nicht gewährleistet werden kann, weil alle möglichen Domains belegt sind.
3. Der Unternehmensgegenstand – genaue Tätigkeitsbeschreibung oder weit gefasstes Feld?
Was die neue GmbH tut, wird durch den sogenannten Unternehmensgegenstand bestimmt. Dies ist quasi das, was der Geschäftsführer mit dem Unternehmen tun darf. Grundsätzlich gilt: Gestalten Sie den Unternehmensgegenstand so spezifisch wie nötig, aber so breit wie möglich.
Wenn Sie beispielsweise damit beginnen, Kinderkleidung zu verkaufen, sollte Ihr Unternehmensgegenstand idealerweise nicht "Vertrieb von Kinderkleidung" sein, sondern "Vertrieb von Textilien und Accessoires". Auf diese Weise können Sie, falls Sie später mehr verschiedene Artikel verkaufen möchten, den Unternehmensgegenstand nicht noch einmal ändern, was Geld spart, da jede Änderung von einem Notar beglaubigt werden muss.
4. Gründungskosten und Stammkapital
Nachdem Sie den Firmennamen und das, was die GmbH tun soll, festgelegt haben, müssen Sie klären, wie Sie die GmbH finanzieren. Für GmbHs brauchen Sie ein sogenanntes Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Sie können sich auch für mehr Geld entscheiden, es gibt keine Obergrenze. Wenn Sie die GmbH nicht allein, sondern mit anderen zusammen gründen, bestimmt das Stammkapital auch, wer wie viel zu sagen hat, wenn Sie im Vertrag nichts anderes festlegen.
Laut dem Gesetz können Sie auch eine GmbH mit nur der Hälfte des Stammkapitals, also mindestens 12.500 Euro, gründen. Jeder, der mitgründet, muss mindestens 25% seines Anteils einzahlen. Die Mitgründer müssen der GmbH dann das restliche Geld noch geben.
Aber Vorsicht: Trotz der kleineren Einzahlung haftet die GmbH mit der vollen Summe. Das heißt, wenn die Einlage noch nicht gemacht wurde, müssen die Mitgründer vielleicht ihr eigenes Geld nehmen, um Forderungen gegen die GmbH zu bezahlen. Aus unserer Sicht macht es daher nur in bestimmten Fällen Sinn, eine GmbH mit weniger Stammkapital zu gründen.
Die Kosten für die Gründung einer GmbH liegen zwischen 500 Euro und knapp 1.000 Euro, je nachdem, wie genau Sie es machen. Sie sollten schon vorher klären, ob diese Kosten von den Mitgründern privat bezahlt oder ob sie der GmbH aufgeladen werden.
5. Musterprotokoll oder Gründungsvertrag – richtig wählen
Für die Gründung der GmbH benötigen Sie eine Satzung oder einen Gesellschaftsvertrag. Für einfache Gründungen gibt es ein Musterprotokoll, das den Anforderungen des GmbH-Gesetzes entspricht. Sie können dieses Protokoll jedoch nur verwenden, wenn:
- es nur einen Geschäftsführer gibt
- das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht
- nicht mehr als drei Gesellschafter gründen
- keine Sacheinlagen in die GmbH erfolgen sollen
Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, benötigen Sie einen individuellen Gesellschaftsvertrag. In diesem können Sie auch andere Regeln zur Gewinnverteilung oder zum Verkauf von Anteilen festlegen.
Spätestens an diesem Punkt ist es ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren, um die optimalen Lösungen für Ihre GmbH zu finden. Zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen, wir beraten Sie gerne.
Ein wichtiger Tipp: Wenn Sie allein gründen und gleichzeitig auch Geschäftsführer des Unternehmens werden, benötigen Sie eine spezielle Befreiung vom § 181 BGB. Dieser Abschnitt bezieht sich auf sogenannte "Insichgeschäfte". Als Gesellschafter-Geschäftsführer könnte es passieren, dass Sie einen Vertrag "mit sich selbst" schließen, zum Beispiel Ihren Arbeitsvertrag. Sie unterzeichnen diesen dann sowohl als Geschäftsführer als auch als Gesellschafter. Das ist rechtlich nur möglich, wenn Sie sich von den Beschränkungen des § 181 BGB befreien lassen. Geschäftsführer, die nicht auch Gesellschafter sind, erhalten diese Befreiung in der Regel nicht.
6. Der Notartermin – alle Grundlagen schaffen
Nachdem Sie den Firmennamen, den Unternehmensgegenstand und den Gesellschaftsvertrag vorbereitet haben, steht der Termin beim Notar an. Zu diesem Termin müssen alle Gesellschafter im Notariat erscheinen. Der Gesellschaftsvertrag wird vorgelesen und alle Gesellschafter unterzeichnen die Gründungsdokumente. Der Notar beurkundet dann die Gründung der Gesellschaft und bereitet die Anmeldung beim Handelsregister vor.
Achten Sie beim Termin mit dem Notar auf eine gute Zeitplanung. Der Termin bei der Bank zur Eröffnung des Geschäftskontos sollte möglichst bald nach dem Notartermin stattfinden, da erst nach der Einzahlung des Stammkapitals eine Eintragung beim Handelsregister erfolgen kann. Ohne diese Registereintragung ist die GmbH nicht geschäftsfähig und die Haftungsbeschränkung tritt noch nicht in Kraft. Alle Gesellschafter haften bis dahin mit ihrem gesamten Privatvermögen für die GmbH.
7. Ohne Bank wird es nichts – das Geschäftskonto
Nach dem Termin beim Notar sollten Sie so schnell wie möglich zur Bank gehen. Bei den meisten Banken muss mindestens der Geschäftsführer der neuen GmbH erscheinen. Oftmals verlangen Filialbanken jedoch auch, dass alle GmbH-Gesellschafter beim Termin anwesend sind. Im Laufe des Termins zahlen alle Gesellschafter ihr Stammkapital auf das neu eröffnete Konto ein. Die Bank stellt daraufhin eine Bestätigung über die Einzahlung aus. Diese sollten Sie so schnell wie möglich dem Notar übermitteln, der daraufhin die Eintragung ins Handelsregister beantragen kann.
8. Handelsregistereintrag und Gewerbeanmeldung
Die Eintragung in das Handelsregister erfolgt in der Regel einige Tage nach Eingang aller Unterlagen beim Notar. Die Eintragung der GmbH wird Ihnen postalisch mitgeteilt. Noch vor der Eintragung erhalten Sie meist eine Rechnung über die Gebühren für die Eintragung. Diese wird an den Sitz des Unternehmens laut Satzung geschickt. Achten Sie also darauf, dass Sie rechtzeitig ein Adressschild am Briefkasten anbringen, damit das Schreiben nicht an den Absender zurückgeht. Ab Eintragung im Handelsregister ist die GmbH offiziell geschäftsfähig.
Wichtiger Hinweis: Die Eintragung ins Handelsregister wird im Bundesanzeiger veröffentlicht. Diese Daten sind für jeden einsehbar. Es gibt einige Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Gründer anzuschreiben und Angebote für eine Eintragung in Datenbanken zu unterbreiten. Diese sehen oft den offiziellen Rechnungen für die Eintragung in das Handelsregister sehr ähnlich. Sie dürfen diese Schreiben immer ignorieren. Der Eintrag in eine solche Datenbank ist für kein Unternehmen notwendig und praktisch wertlos. Dennoch verlangen diese Unternehmen teilweise mittlere dreistellige Summen.
Unabhängig von der Eintragung ins Handelsregister müssen Sie bei Ihrem örtlichen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung vornehmen. Jede GmbH, die gewerblich tätig ist, muss auch dort vermerkt sein. Die Anmeldung ist erst nach Erteilung der Handelsregisternummer möglich. Der Geschäftsführer füllt dafür ein kurzes Formular aus.
Je nach Sitz des Unternehmens fallen Gebühren zwischen 15 Euro und 60 Euro für die Gewerbeanmeldung an. Bei bestimmten Unternehmen sind gegebenenfalls weitere Registrierungen notwendig. Bei Finanz- und Versicherungsdienstleistern ist häufig eine Anmeldung im Vermittlerregister der IHK erforderlich.
Seit 2020 müssen sich Unternehmen zusätzlich selbstständig in das Transparenzregister eintragen lassen. Die Kosten dafür betragen 4,80 Euro pro Jahr. Bis 2019 war das nur für bestimmte Unternehmen vorgeschrieben, seitdem müssen alle Unternehmen und sogar auch Vereine eine Eintragung veranlassen.
9. Steuerliche Erfassung – das Finanzamt Sie kennenlernen
Nach der Eintragung ins Handelsregister erhalten Sie innerhalb weniger Wochen einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Ihrer GmbH. Diesen füllen Sie gegebenenfalls gemeinsam mit Ihrem Steuerberater aus und schicken ihn dann zurück an das Finanzamt. Anhand der Unterlagen erteilt das Finanzamt der GmbH eine Steuernummer, die zwingend für die Abführung der Umsatzsteuer und das Erstellen von Rechnungen benötigt wird. Erst mit dem Erhalt der Steuernummer ist der Gründungsprozess weitgehend abgeschlossen.
10. Operativen Betrieb einrichten und durchstarten
Nun kann es endlich mit dem operativen Betrieb losgehen. Allerdings gibt es auch nach der Gründung noch einige Dinge zu beachten. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, beantragen Sie eine Betriebsnummer bei den gesetzlichen Sozialversicherungen. Zudem muss jedes Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft angemeldet werden. GmbHs sind anders als Personengesellschaften in jedem Fall zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese muss vorbereitet und eingerichtet werden. Das Registergericht verlangt zudem eine Eröffnungsbilanz von der GmbH. Hier lohnt es sich, auf einen externen Dienstleister wie ein Steuerbüro zurückzugreifen, um möglichst wenig Aufwand zu haben. Wir bieten unseren Mandanten eine weitgehend digitale Lösung, mit der Sie effizient und schnell Ihre Buchhaltung erledigen können. Wenn Sie Unterstützung oder Beratung benötigen, nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf.
